Agentschap Wegen en Verkeer in Vlaanderen: Geruisloze overstap naar Sensus BPM Online

Het Agentschap Wegen en Verkeer is voor Vlaanderen wat Rijkswaterstaat is voor Nederland. Met 7.000 km gewest- en autosnelwegen en 7.700 km fietspaden zet het agentschap zich in voor veilige, vlotte en duurzame mobiliteit in Vlaanderen. Het beschrijven en stroomlijnen van de bedrijfsprocessen gebeurt in samenwerking met Sensus process management. In 2019 maakte het agentschap daarbij de overstap naar Sensus BPM Online. Dat verliep vlekkeloos. Wat levert het op?

Installeren onnodig

Het Agentschap Wegen en Verkeer zorgt voor de mobiliteit van alle weggebruikers in Vlaanderen. Dat gebeurt via investerings- en onderhoudsprogramma’s voor het beheer, het onderhoud en de optimalisatie van het wegennet. Verder verstrekt het agentschap informatie aan weggebruikers. Om al die activiteiten in goede banen te leiden, is in 2016 de weloverwogen keuze gemaakt om in zee te gaan met Sensus process management.

Tot eind 2019 werkte het Agentschap Wegen en Verkeer met de clientversie van Sensus BPM software, waarbij op elke pc of laptop software moest worden geïnstalleerd. Met de nieuwe webbased versie is dat niet meer nodig en ook updates vinden automatisch plaats in de cloud. Specialist organisatiebeheersing Hedwig Van Damme ziet de webapplicatie als ‘een grote plus’. “Wij werken tegenwoordig vooral van huis uit en dat kan nu vanaf elke computer, want je hoeft niets te installeren.” Hedwig Van Damme is ook positief over het vlotte verloop van de overstap. “Al voor de officiële lancering van Sensus BPM Online hebben wij er redelijk intensief mee gewerkt. Onze feedback zie je terug in de nieuwe versie. De samenwerking was heel goed en we kregen steeds de juiste ondersteuning.”

Uniforme processen

Waarom is het agentschap zo te spreken over de nieuwe, meer uitgebreide cloudversie? Hedwig Van Damme: “In onze complexe organisatie doen veel afdelingen ongeveer hetzelfde. Maar toch werken onze vijf territoriale afdelingen allemaal op een wat andere manier. Met het actief beschrijven en inzichtelijk maken van onze processen streven we naar meer uniformiteit over de verschillende afdelingen. De nieuwe cloudversie sluit daar nog beter bij aan. Het is echt een verbetering.

“Als je een proces in kaart brengt of updatet, is dat proces aanvankelijk nog abstract. Wanneer je betrokkenen samenbrengt om over het proces te discussiëren, dan gaan zij het nut van de procesbeschrijving inzien. En ook waarom het nodig is om sommige zaken formeel vast te leggen en de verantwoordelijkheden af te bakenen. Om dat te promoten, publiceren we procesdocumenten op intranet. Daar vinden mensen makkelijk hun informatie terug. We zoeken nog naar een goede toepassing van de bibliotheekfunctie van Sensus. Daarmee kun je mensen inzage geven in een extract van bepaalde processen zonder dat ze toegang krijgen tot een volledige procesboom.”

Organisatiebeheersingstool

“Vroeger konden we al categorieën toevoegen,” vertelt Hedwig Van Damme, “maar het is nu nog makkelijker en de mogelijkheden zijn uitgebreid. Nu bekijken we of we Sensus voor meer kunnen inzetten dan louter het beschrijven en documenteren van onze processen. Daarmee wordt Sensus eerder een organisatiebeheersingstool dan een procesbeschrijvingstool. Op dat gebied zit er nog een ontwikkeling in. Verder onderzoeken we of we onze risicobeheersing aan Sensus kunnen koppelen.”

Hedwig Van Damme noemt de voordelen van API-koppeling van Sensus ‘interessant’, maar hij heeft zelf nog niet uitgeprobeerd. “Wij hebben erover van gedachten gewisseld met Sensus. Beslist een toegevoegde waarde is dat we veranderingen in een proces op dynamische spreadsheets zichtbaar kunnen maken.  Ook een tweede API, die werkt met een extract op XML-formaat, kan interessant voor ons worden (GraphQL). Als wij bijkomende categorieën zouden creëren voor onze risico’s of voor onze audits, dan zou het nuttig zijn als wij die informatie er in XML uit kunnen halen.”

Intuïtiever versiebeheer

Is er dan geen enkel minpunt? Toch wel. Hedwig Van Damme heeft nog een paar suggesties voor versiebeheer. “Bij het aanmaken van een nieuwe versie kun je geen kort commentaar toevoegen, of eventueel terugkeren naar een vorige versie. Dat zou ik graag anders zien. Ook een mogelijkheid om versies te vergelijken zou een handige optie zijn. Maar het is al stukken beter dan vroeger. Het zijn kleinigheidjes en we zijn er al over in overleg met Sensus.”